Talk:Archive of CEHRA

Organising files in 2006

This text is a description about how files were organised in 2006 and 2007 at the end of the centre of excellence. It is based on file U:\arkisto_kuopio\huippuykiskko\Luetama_Tiedostorakenne.txt (9.2.2001).

11.1.2006 Jouni Tuomisto

Tässä tiedostossa kuvataan hakemiston N:\Huippuyksikko (http://ytoswww/yhteiset/Huippuyksikko) hakemistorakennetta ja sen muutoksia.

Alahakemistojen muutokset 11.1. 2006:

Hallinto

Kaikki tässä hakemistossa olevat hakemistot järjestettiin hakemistojen 2002..2006 alle. Erityisesti kannattaa huomata alla olevat:

• - ..\Kokoukset ja pöytäkirjat poistettiin, koska se sisälsi vain yhden Shortcutin
• - ..\Kopra suljettiin ja kaikki materiaali siirrettiin N:\huippuyksikko\Tutkimus\R19_Kopra-hakemistoon seuraavasti:
  • - raportit --> Raportit rahoittajille
  • - Kopra2 R19_Kopran alle omaksi hakemistokseen
• - ..\Lausunnot sekä ..\Osoitteet: hakemistot suljettiin ja tiedostot jaettiin suoraan kyseisen vuoden hakemistoon

Julkaisut

Sisälsi alunperin artikkelit ja kokousesitykset, mutta artikkelit siirrettiin 2005 alusta hakemistoon N:\yep\publications. Niinpä kokousesitykset alettiin tallentaa hakemistoon ..\kokoukset, joka siihen asti oli sisältänyt kokousten oheismateriaalia. Huomaa erityisesti seuraavat muutokset:

• - ..\DioxinSynopsis hakemistoon 2002
• - ..\Kirjallisuus hakemistoksi N:\huippuyksikko\Kirjallisuus\Kirjallisuus_Julkaisut-kansiosta
• - ..\Mallit hakemistoon ..\2004
• - ..\Ymp_terv_kirja_Mussalo hakemistoon N:\Huippuyksikko\Presentations\2006. Tämä tosin ei ole optimaalinen paikka koska voitaisiin laskea painoarvoltaan artikkelien luokkaan. Tällöin vaihtoehtona olisi N:\yep\publications\in_progress, koska huippuyksiköllä ei enää ole omaa hakemistoa artikkeleille.
• - Hakemistot Ammatilliset kirjoitukset, UseinKaytetytKalvot ja Yleistajuiset_kirjoitukset jätettiin paikoilleen suoraan Julkaisut-hakemistoon. Tämä on epäloogista, mutta hyöty näiden pilkkomisesta vuosilukujen alle on marginaalinen, koska kuitenkin hakemisto on suljettu.
• - ..\abstraktiviitteet 2002-2005 ei ole oikeassa paikassa. Koska se kuitenkin on nyt aktiivikäytössä raportoinnin takia, ei siirretä sitä minnekään. Kunhan tammikuun raporteista on selvitty, sen oikea paikka on N:\Huippuyksikko\hallinto\2005.
• - ..\2005: Tätä ei pitäisi olla ollenkaan, mutta jostain syystä suljettuun kansioon on tuotu tietoja. Nämä siirretään N:\huippuyksikko\kokoukset\2005-hakemistoon sellaisenaan, paitsi Toronto_Dioxin2005-hakemiston tiedostot siirretään vastaavaan 0821Dioxin-hakemistoon. Tämän jälkeen hakemisto poistetaan tyhjänä.

Kokoukset

Vuoden 2005 alusta sisälsi kaikki ei-artikkelit eli kokousabstraktit, posterit ja muut kokouksiin liittyvät tiedostot sekä luennot. Vuoden 2006 alusta tämä hakemisto suljettiin ja sen tilalle avattiin Presentations, jotta nimi olisi kuvaavampi.

• - ..\johtoryhma siirrettiin kohtaan N:\huippuyksikko\hallinto\2005\johtoryhma
• - ..\Analytican opetusmalli.ana siirrettiin kohtaan ..\1026Analyticakoulutus
• - ..\2006 siirrettiin kohtaan N:\huippuyksikko\Presentations\

Raportit rahoittajille

Vuodet 2005 ja 2006 jätetään toistaiseki koskematta, koska ne ovat aktiivikäytössä. Kuitenkin näiden paikka on N:\Huippuyksikko\hallinto\YYYY\Raportit_Rahoittajille, kuten kaikkien muidenkin alahakemistojen tässä hakemistossa. Vuodet 2002-2004 siirretään nyt oikeaan paikkaan.

• - ..\Vanhat siirrettiin vuoden 2004 alle, koska siltä vuodelta olivat uusimmat Vanhat tiedostot.

Kirjallisuusrekisteri

Kirjallisuusrekisteri-hakemisto sisältää vain vanhentuneita kirjallisuuskantoja. Muodostetaanko oma homma ja arkistoidaan. Tätä varten muutetaan hakemistoksi N:\huippuyksikko\Oheishommat\R60_Kirjallisuusrekisteri_until2004.

Laatu

Laatu-hakemistolle sisältää vain vanhentuneita laatuasiakirjoja. Tästä luodaan oma hommansa joka arkistoidaan. Muutetaan siis hakemistoksi N:\huippuyksikko\Oheishommat\R61_Laatu_until2004.

Seuraavaksi pitää siis tehdä (muttei tehdä vielä):

• Siivota loppuun hakemistot Raportit rahoittajille sekä abstraktiviitteet 2002-2005 yllä olevan suunnitelman mukaisesti.
• Siirtää siivotut ja suljetut hakemistot eli Julkaisut ja Kokoukset sekä avoimien hakemistojen vanhoja vuosikertoja arkistoon P-asemalle. Pitääkö P-asemalle perustaa Huippuyksikko-kansio?

9.2.2007 Jouni Tuomisto

Tehtiin seuraavaa N:\Huippuyksikko-kansiossa:

• ..\All poistettiin (oli tyhjä)
• ..\Hakemukset siirrettiin kansioksi P:\yep\applications\Huippuyksikko_Hakemukset_until2005

S-sarjan kokeiden arkistointi 2005

S-sarjan kokeiden arkistointi on aloitettu kesäkuussa 2005. Samalla on luotu näille kokeille sopiva arkistoformaatti. Lähtökohtaisesti yksittäisen kokeen arkistointi koostuu elektronisesta arkistotiedostosta ja fyysisestä (käytännössä paperien) arkistoinnista.

Arkistotiedosto

Arkistotiedosto sisältää kaiken kokeesta olevan datan. Se luodaan Excel-ohjelmalla, mutta siten, että välilehdet voidaan tallentaa ASCII-muotoon tietoja hävittämättä. Arkistotiedostoa muodostettaessa on datan ensimmäinen keruukohde kokeesta jo aiemmin olevat tiedostot. Kun tiedostot on käyty läpi, on seuraavaksi käytävä läpi kokeeseen liittyvä fyysinen materiaali. Fyysisestä materiaalista syötetään tiedostoon sieltä puuttuva data. Samalla tehdään varmistusta siitä, että tiedostossa jo oleva data ja fyysisessä materiaalissa oleva data ovat yhtenevät.

• Arkistotiedosto koostuu yleensä neljästä välilehdestä: Koe, Muuttujat, Aineisto ja Loki. Joissain tapauksissa on myös viides välilehti Tiedostot.
• Koe -välilehti sisältää kaiken kokeeseen liittyvän yleistiedon. Koe -välilehti mukailee koesuunnitelmapaperin rakennetta ja mikäli koesuunnitelmapaperi on asianmukaisesti täytetty, on kaikki Koe-välilehden tiedot saatavilla koesuunnitelmapaperista. Mikäli koesuunnitelma on vajaasti täytetty, joutuu tietoja etsimään muualta.
• Muuttujat –välilehti sisältää selitykset Aineisto -välilehden muuttujiin. Koska muuttujan merkitys ei aina selviä muuttujan nimestä, on selkeä selitys tärkeä. Muuttujat -välilehti sisältää myös muuttujien yksiköt, esimerkkiarvon ja tarvittaessa muuttujan alkuperäistiedoston ja tiedon fyysisen materiaalin alkuperästä.
• Aineisto –välilehti sisältää kaiken kokeeseen liittyvän datan.
• Loki –välilehti sisältää kirjaukset arkistotiedoston muodostamistyön etenemisestä ja ratkaisuista, joihin on työn kuluessa päädytty.
• Tiedostot –välilehti on tarpeellinen kokeissa, joissa kokeeseen liittyviä tiedostoja on suuri määrä. Tiedostot välilehdellä on lyhyt kuvaus kustakin tiedostosta ja tieto siitä, mistä tiedostoista on dataa arkistotiedostoon otettu.
• Arkistotiedostoa muodostettaessa on hyvä miettiä kehitysideoita ja muokata tiedostoformaattia tarpeiden mukaisesti. Muutoksia tehtäessä on hyvä huolehtia tarvittavasta informoinnista ja siitä, että S-kokeiden arkistotiedostot säilyvät yhtenäisenä ja samanmuotoisena kokonaisuutena.

Fyysinen arkisto

Fyysinen arkisto sisältää kaiken kokeesta saatavilla olevan paperimateriaalin ja muun fyysisen materiaalin kuten kasetit. Fyysistä arkistoa muodostettaessa ensimmäisenä tulee etsiä kaikki kokeesta saatavilla oleva fyysinen materiaali. Pääsääntöisesti kokeesta on koevihko ja koesuunnitelmapaperi. Näiden lisäksi voi olla myös muuta materiaalia. Kun kaikki kokeesta oleva fyysinen materiaali on kerätty yhteen, materiaali lajitellaan. Mikäli materiaali sisältää kopioita samoista tiedoista, annetaan materiaali asiantuntevalle henkilölle käsiteltäväksi ja hän hävittää tarpeettomat kopiot. Lopuksi materiaali käsitellään KTL/YTO laatutyöryhmän arkistointiohjeen mukaisesti. Uusin arkistointiohje on yksikön toimistosihteerillä.

Eero Kuulasmaa Kuopiossa 25.8.2005

Jouni Tuomisto 29.8.2005: Tarkastettu ja pieniä täsmennyksiä tehty.

Ohje TCDD-kokeiden arkistointiin 2005

Tässä valkoisessa koesuunnitelmamapissa säilytetään versio kustakin TCDD-projektin koesuunnitelmasta. Ensisijaisesti tässä mapissa on alkuperäinen koesuunnitelma. Jos alkuperäinen koesuunnitelma on arkistoitu, korvataan alkuperäinen koesuunnitelma tähän mappiin koesuunnitelman kopiolla. Kaikista tässä mapissa olevista koesuunnitelmista on otettu heinäkuussa 2005 kopio oranssiin ”Koesuunnitelmien kopiot” –mappiin. Eli kun arkistoit tässä mapissa olevan koesuunnitelman, siirrä samalla oranssista mapista kopio alkuperäisestä koesuunnitelmasta tähän mappiin.